Informację dla członków Komitetu Narodowego ICOM POLSKA na temat trybu wyborów władz na kadencję 2021-2024

Komisja Wyborcza – Komisja Rewizyjna
Tryb wyborów określają Statut ICOM (dalej „Statut ICOM”) oraz Statut Stowarzyszenia „Polski Komitet Narodowy Międzynarodowej Rady Muzeów ICOM” (dalej „Statut”). Ponieważ z powodu pandemii nie było możliwości zwołania Zebrania Plenarnego przed zebraniem wyborczym i powołania Komisji Wyborczej, zgodnie z § 13 ust. 13 Statutu głosowanie odbędzie się pod nadzorem Komisji Rewizyjnej w składzie: 1. Jacek Friedrich (przewodniczący); 2. Zofia Gołubiew 3. Mateusz Labuda (członkowie).

Z Komisją Rewizyjną w sprawach związanych z wyborami można kontaktować się mailowo pod adresem: Jacek Friedrich jacek.friedrich@ug.edu.pl
Komisja Rewizyjna oblicza i ogłasza wyniki głosowania, czuwa nad przebiegiem wyborów, a w razie stwierdzenia w toku głosowania sytuacji nieprzewidzianych decyduje o sposobie postępowania.

Miejsce, termin i tryb obrad zebrania sprawozdawczo- wyborczego
Na podstawie § 13 ust. 3 Statutu Prezydium ICOM POLSKA w dniu 2 września 2021 podjęło decyzję o zwołaniu Plenarnego Zebrania sprawozdawczo-wyborczego członków ICOM POLSKA na dzień 20 listopada 2021 r. (sobota) o godz. 11:45 w pierwszym terminie i o 12.15 w drugim terminie, w przystosowanej do zdalnych transmisji auli w Polsko-Japońskiej Akademii Technik Komputerowych, Warszawa, ul. Koszykowa 86, 02-008 Warszawa. W trakcie wyborów, zgodnie z § 14 ust. 2 Statutu członkowie obecni będą mogli oddać głos na zebraniu, natomiast członkowie, którzy nie mogą wziąć osobiście udziału w zebraniu, mogą głosować w formie korespondencyjnej i uczestniczyć w Zebraniu Plenarnym zdalnie.

Należy przypomnieć, że zgodnie z § 26 Statutu, w sytuacji m.in. stanu zagrożenia epidemicznego lub w innych okolicznościach, w których odbycie Zebrania Plenarnego jest niemożliwe lub bardzo utrudnione, Prezydium oraz Komisja Rewizyjna mogą (każde z nich większością 2/3 głosów) podjąć wspólną decyzję o zorganizowaniu Zebrania Plenarnego (także sprawozdawczo-wyborczego) wyłącznie w trybie korespondencyjnym, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Po rozważeniu praktycznych możliwości, Prezydium w dniu 7 września podjęło decyzję o niewystępowaniu z wnioskiem w sprawie głosowania online, a Komisja Rewizyjna przychyliła się do tego zdania. Zadecydował brak dostępu do sprawdzonego, gwarantującego anonimowość oddawanych głosów systemu głosowania online w czasie rzeczywistym, przy czym istotnym problemem jest potrzeba wykluczenia możliwości oddawania anonimowo głosów więcej niż w jednym trybie przez te same osoby. Dostępne systemy głosowania online pozwalają to wykluczyć w przypadku jednoczesnego głosowania przez wszystkich elektronicznie w jednym czasie, co dla części naszych członków byłoby mało dogodne. W mieszanych procedurach głosowania w kilku trybach i w różnym czasie byłoby bardzo trudno zagwarantować pełną kontrolę nad procesem oddawania głosów. Dlatego Prezydium opowiedziało się za zastosowaniem sprawdzonego już w dwóch wyborach, w 2015 i 2018 r. głosowania korespondencyjnie i na zebraniu.

W przypadku wzrostu zachorowań na Covid-19 nie wykluczamy podjęcia decyzji o przeprowadzeniu wyborów wyłącznie w trybie korespondencyjnym. Wszyscy członkowie zostaną o tym ewentualnie zawiadomieni nie później niż 6 listopada, a więc na 2 tygodnie przed wyznaczonym terminem zebrania, tak aby wszyscy mogli oddać głos w trybie korespondencyjnym.

Skrócony kalendarz wyborczy:
• do 9 października 2021 – zgłaszanie kandydatów
• do 22 października – rozesłane listy kandydatów i ich programy
• 26 października – spotkanie z kandydatami w trybie online
• do 6 listopada- ostateczna decyzja, czy zebranie wyborcze odbędzie się w realu
• do 19 listopada – głosowanie korespondencyjne
• 20 listopada – zebranie sprawozdawczo-wyborcze członków ICOM POLSKA

Zgłaszanie kandydatur do władz
Każdy członek indywidualny lub instytucjonalny ICOM POLSKA może zgłosić kandydatów na Przewodniczącą(ego) i/lub członków Prezydium oraz członków Komisji Rewizyjnej (wzory kart zgłoszeniowych w załączeniu) oraz na przewodniczącego zebrania. Zgłoszenia można nadsyłać w terminie od 21 września do 9 października 2021 (decyduje data wpływu): (i) przez pocztę lub kuriera na adres: Sekretariat ICOM POLSKA, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki, pl. Małachowskiego 3, 00-916 Warszawa lub (ii) w formie skanu mailowego przesłanego pocztą elektroniczną na adres: icomplsekretariat@zacheta.art.pl Sekretarz ICOM POLSKA wraz z Sekretariatem ICOM POLSKA, pod nadzorem Komisji Rewizyjnej, ustala listy zgłoszonych kandydatów i w dniach 11-13 października 2021 r. za pośrednictwem Sekretariatu ICOM POLSKA zwraca się do nich o wyrażenie zgody na kandydowanie oraz o nadesłanie do 20 października 2021 r. autoprezentacji oraz programów ich działania, jeśli zdecydują się takowe przedstawić.

Rozesłanie listy kandydatów do władz
Sekretariat ICOM POLSKA rozsyła mailowo do dnia 22 października 2021 r. do wszystkich członków ICOM POLSKA listy kandydatów na Przewodniczącą(ego) i do Prezydium oraz do Komisji Rewizyjnej kolejnej kadencji wraz nadesłanymi autoprezentacjami i programami działania oraz wzorami kart do głosowania, projektami uchwał i instrukcją głosowania.
Korespondencja, wyjaśnienia i uzupełnienia w sprawach, które wynikną w toku wyborów prowadzone będą przez Sekretarza ICOM POLSKA i Komisję Rewizyjną za pośrednictwem Sekretariatu ICOM POLSKA.

Spotkanie z kandydatami online na platformie Zoom w dniu 26 października
W dniu 26 października na platformie Zoom zostanie zorganizowane spotkanie z kandydatami, z możliwością krótkiego prezentowania ich kandydatur oraz zadawania im pytań.

Głosowanie na zebraniu i głosowanie korespondencyjne
Wybór przewodniczącej(ego) oraz członków Prezydium, członków Komisji Rewizyjnej oraz przewodniczącej(ego) zebrania nastąpi w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów, w dwóch odrębnych głosowaniach na zebraniu sprawozdawczo-wyborczym. Członkowie, którzy nie mogą wziąć osobiście udziału w zebraniu sprawozdawczo-wyborczym głosują korespondencyjnie, nadsyłając swoje głosy do dnia 19 listopada 2021 r. (decyduje data wpływu) przez pocztę lub kuriera na adres: Sekretariat ICOM POLSKA, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki, pl. Małachowskiego 3, 00-916 Warszawa, z zachowaniem tajności głosowania, w trzech zaklejonych kopertach, z których dwie wewnętrzne są zaklejone i nieprzezroczyste oraz nie zawierają informacji o osobie głosującej, a na kopercie zewnętrznej głosujący członek umieszcza dane niezbędne do sprawdzenia jego prawa wyborczego (imię i nazwisko członka indywidualnego lub nazwę członka instytucjonalnego wraz z imieniem i nazwiskiem osoby oddającej głos w imieniu członka instytucjonalnego, adres nadawcy oraz napis WYBORY ICOM). W przypadku członków instytucjonalnych, o ile nadawca nie jest dyrektorem instytucji, należy w kopercie zewnętrznej dołączyć upoważnienie do oddawania głosu w imieniu tej instytucji podpisane przez dyrektora.

W jednej zaklejonej kopercie wewnętrznej umieszcza się karty do głosowania na Przewodniczącą(ego) i członków Prezydium, a w drugiej kopercie wewnętrznej karty do głosowania na przewodniczącego zebrania wyborczego oraz w sprawie uchwał, które będą zgłoszone.

Głosy oddane na więcej niż dopuszczalną liczbę kandydatów oraz głosy, które nie dotrą do Sekretariatu ICOM do 19 listopada 2021 r., są nieważne, podobnie jak głosy nie oddane na nikogo lub oddane w sposób uniemożliwiający ustalenie jakiego wyboru dokonał głosujący lub uniemożliwiający stwierdzenie jego prawa do głosowania.
Sekretariat ICOM pod nadzorem Komisji Rewizyjnej, bez naruszania kopert, oznacza na liście członków ICOM POLSKA wszystkie osoby, które nadesłały głosy korespondencyjnie i udostępnia tę listę na zebraniu sprawozdawczo-wyborczym w celu umożliwienia sprawdzenia skutecznego oddania głosu w trybie korespondencyjnym oraz zapobieżenia podwójnemu oddawaniu głosów. W dniu 20 listopada Komisja Rewizyjna otwiera koperty z głosami oddanymi korespondencyjnie, dolicza głosy oddane w trybie tajnym na zebraniu, łącznie oblicza wszystkie oddane głosy i ogłasza wyniki wyborów.

Listy wszystkich członków induwidulanych i instytucjonalnych (bez podania danych adresowych), upoważnionych do kandydowania i głosowania będą umieszczone do wglądu w zamkniętym „Forum dyskusyjnym członków ICOM POLSKA” oraz na ministronie www w strefie członkowskiej prowadzonej przez Centralę ICOM. Można także upewnić się o swoim prawie do głosowania w Sekretariacie ICOM POLSKA mailowo.

Zdalne uczestnictwo w zebraniu sprawozdawczo wyborczym 20 listopada
Nawet w przypadku, jeśli z powodu pandemii do 6 listopada zostanie ogłoszona decyzja o przeprowadzeniu całości głosowania w trybie korespondencyjnym, zebranie w auli Polsko-Japońskiej Akademii Technik Komputerowych w dniu 20 listopada zostanie przeprowadzone w trybie online, przy bardzo ograniczonym składzie osób obecnych na miejscu. Wszyscy członkowie zaproszeni są do udziału w dyskusji i pracach zebrania w trybie online (projekt porządku obrad w załączeniu).

Archiwizacja wyników wyborów
Dokumentacja wyborów po sporządzeniu protokołu końcowego Komisji Rewizyjnej zostaje przekazana do Sekretariatu ICOM POLSKA w celu archiwizacji.

Marek Świca Jacek Friedrich
Sekretarz ICOM POLSKA Przewodniczący Komisji Wyborczej